Politica de Tratamiento de Datos Personales

Ultima actualizacion: abril de 2026

THE FLOW DANCE SAS, identificada con NIT 901.799.835-0, con domicilio en la Calle 109 #15-56, Bogota, Colombia, en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, y en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demas normas concordantes, adopta la presente politica para garantizar el derecho constitucional al habeas data de sus clientes, trabajadores, proveedores y demas titulares.

1. Responsable del Tratamiento

2. Definiciones

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Dato personal: Cualquier informacion vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminacion (origen racial, orientacion politica, datos de salud, biometricos, menores de edad).
• Tratamiento: Cualquier operacion sobre datos personales, como recoleccion, almacenamiento, uso, circulacion o supresion.
• Responsable: Persona natural o juridica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado: Persona natural o juridica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
• Autorizacion: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.

3. Principios Rectores

El tratamiento de datos personales se rige por los principios de:

• Legalidad: Cumplimiento de la legislacion colombiana vigente.
• Finalidad: Tratamiento con proposito legitimo, informado al titular.
• Libertad: Solo con autorizacion previa, salvo mandato legal o judicial.
• Veracidad: Datos completos, exactos, comprobables y comprensibles.
• Transparencia: Informacion clara sobre tipo de datos y finalidad.
• Acceso y circulacion restringida: Solo personas autorizadas.
• Seguridad: Medidas tecnicas y organizativas para proteger los datos.
• Confidencialidad: Reserva sobre la informacion, incluso despues de finalizada la relacion.

4. Datos que Recopilamos

4.1 Clientes

4.2 Menores de Edad

Cuando el titular sea menor de edad, recopilamos adicionalmente:

• Nombre del acudiente o representante legal
• Telefono del acudiente

El tratamiento de datos de menores se realiza respetando el interes superior de los ninos, ninas y adolescentes, conforme al articulo 7 de la Ley 1581 de 2012. La autorizacion sera otorgada por el representante legal del menor.

4.3 Imagenes y Videos

Durante las clases se pueden capturar fotografias y videos con fines de difusion y promocion en redes sociales y medios digitales de Kchaka Fitness. Al asistir a nuestras clases, el titular autoriza el uso de su imagen para estos fines. Si el titular no desea aparecer en estos contenidos, puede comunicarlo al correo info@kchaka.com.

4.4 Datos de Pago

Los pagos en linea se procesan a traves de Bold (pasarela de pagos autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia). Kchaka Fitness no almacena datos de tarjetas de credito, debito ni credenciales bancarias. Bold actua como encargado del tratamiento para estos datos financieros.

4.5 Profesores y Colaboradores

De nuestros profesores y colaboradores recopilamos: nombre, documento de identidad, telefono, datos bancarios para nomina y foto de perfil (con consentimiento). Estos datos se tratan con la finalidad de gestion laboral, pago de honorarios y promocion del equipo de trabajo.

5. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales seran tratados para las siguientes finalidades:

1. Registro y gestion de clientes en la academia.
2. Reserva y control de asistencia a clases.
3. Administracion de planes, pagos y facturacion.
4. Comunicacion de horarios, cambios de clase y novedades.
5. Atencion de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
6. Envio de informacion comercial y promocional (con autorizacion).
7. Publicacion de fotos y videos en redes sociales y medios digitales.
8. Cumplimiento de obligaciones legales y tributarias.
9. Generacion de estadisticas internas anonimizadas para mejora del servicio.

6. Autorizacion

Kchaka Fitness obtendra autorizacion previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales. Esta autorizacion podra otorgarse por los siguientes medios:

• Formulario de registro presencial o digital.
• Aceptacion electronica al reservar una clase o comprar un plan en linea.
• Documento escrito firmado por el titular.

La autorizacion incluira la identificacion del responsable, la finalidad del tratamiento, los derechos del titular y el caracter facultativo de las respuestas a preguntas sobre datos sensibles.

7. Derechos de los Titulares

De acuerdo con el articulo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorizacion otorgada.
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Revocar la autorizacion y/o solicitar la supresion de sus datos, siempre que no exista un deber legal o contractual que lo impida.
5. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales.

8. Procedimiento para Ejercer Derechos

El titular podra ejercer sus derechos enviando una solicitud al correo info@kchaka.com con la siguiente informacion:

• Nombre completo y numero de documento de identidad.
• Descripcion de los hechos que dan lugar al reclamo o solicitud.
• Datos de contacto para la respuesta.
• Documentos que soporten la solicitud (si aplican).

Plazos de respuesta:

• Consultas: 10 dias habiles (prorrogables 5 dias habiles adicionales).
• Reclamos: 15 dias habiles (prorrogables 8 dias habiles adicionales).

9. Encargados del Tratamiento

Kchaka Fitness podra compartir datos personales con los siguientes encargados, quienes actuaran bajo instrucciones del responsable:

Estos encargados cuentan con politicas de proteccion de datos conformes a estandares internacionales. La transferencia internacional de datos a Google LLC se realiza bajo las garantias previstas en el articulo 26 de la Ley 1581 de 2012, al tratarse de un pais con niveles adecuados de proteccion de datos reconocidos por la SIC.

10. Medidas de Seguridad

Kchaka Fitness implementa medidas tecnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales, incluyendo:

• Cifrado de datos en transito (HTTPS/TLS) y en reposo.
• Control de acceso basado en roles (recepcion, administrador, dueno).
• Autenticacion segura para el acceso al sistema.
• Registros de auditoria de todas las operaciones sobre datos.
• Reglas de seguridad en la base de datos que restringen el acceso por rol.

11. Conservacion de los Datos

Los datos personales se conservaran durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables. Una vez cumplida la finalidad, los datos seran eliminados o anonimizados de forma segura.

Los datos contables y tributarios se conservaran por el periodo exigido por la legislacion colombiana (minimo 5 anos segun el Codigo de Comercio).

12. Cookies y Tecnologias de Rastreo

El sitio web de Kchaka Fitness puede utilizar cookies tecnicas estrictamente necesarias para el funcionamiento del sitio (autenticacion, preferencias de sesion). No se utilizan cookies de rastreo publicitario de terceros.

13. Vigencia

La presente politica entra en vigencia a partir de abril de 2026 y estara vigente mientras The Flow Dance SAS desarrolle su actividad comercial. Cualquier modificacion sera publicada en esta pagina y notificada a los titulares por los medios disponibles.

14. Atencion de Consultas y Reclamos

Para cualquier consulta, reclamo o solicitud relacionada con el tratamiento de datos personales, comunicarse a:

• Correo: info@kchaka.com
• Telefono: +57 311 232 5689
• Direccion: Calle 109 #15-56, Bogota, Colombia

Ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), el titular podra presentar quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012 una vez haya agotado el reclamo ante el responsable.